旧表格改造,分列功能来帮忙

时间:2019-09-02 来源: 国内新闻

许多电子表格的体验不好,如结构不合理,项目设置不当,内容混合过多,观看困难,结构混乱,输入格式不一致等等,影响电子表格的阅读效果,并通过常规调整方式方法。表单不仅麻烦,而且经常需要输入一堆原始内容,这非常麻烦。实际上,Excel提供的排序功能通常对调整电子表格的结构有很大的好处。

划分数据以使表格更简洁

在Excel电子表格中,每列数据优选地仅表示信息的一个方面,这有利于阅读,搜索,甚至后续的排序,分类等。但是,有些Excel表格设置不合理,每个单元格的内容都是无所不包的,使用起来非常麻烦。您想重新建立列然后重新输入吗?

事实上,它并没有那么麻烦。以图1中的单元格为例。首先选择此列,然后在“数据”菜单中找到它并单击“拆分”。在弹出菜单中,选择“拆分符号”,然后单击“下一步”。 “,此处空格由空格分隔,因此请检查空格符号。如果分隔符是另一个符号,请相应地检查相同的分隔符,或在其他选项中输入分隔符符号,此列中的数据将拆分为多个列(图2)。在底部的示例正确后,您可以选择“下一步”。完成后,返回到表格。原始数据已分为多列。这样,表格更清晰(图3)。

当然,有些表甚至没有分隔符,每个关键字的长度也不同。此时,您只能在每个单元格中手动输入分隔符,然后执行列操作,但这比手动拆分要简单得多。

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排除重复数据

不同单元格中存在重复数据,这也是许多Excel电子表格中的常见问题。一个一个地删除肯定是一个麻烦。使用split函数实现起来要简单得多。首先,选择列是自然的,在“数据列”中选择“分隔符”,然后选中空格符号,单击“下一步”,首先选择您不想保留的数据,然后单击“不要”导入此列(跳过“”(图4),选择“完成”,然后返回表格,原始重复数据被完全删除。

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规格输入,统一格式

输入格式的混淆也是Excel电子表格中的常见问题,特别是在日期的表达中,每个人的输入方法可能不同。虽然你可以理解它,但不同的输入法最终会导致混淆。仍然使用拆分功能来改变它。

首先选择列,在“数据列”中选择“分隔符”,不检查分隔符,并注意观察数据是否被分隔符分成不同的列。确定数据在同一列后,选择“在下一步中,单击日期并选择YMD(图5),这是通常的年,月和日表达。完成后,表达日期将统一。

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