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探析新形势下铁路会计原始凭证的规范化问题

 摘要:会计核算和会计监督是会计的两个基本职能。在铁路资产所有制多元化趋势及电子商务应用条件下如何规范会计行为,提高铁路会计工作水平,加快铁路多经系统发票电子化的进程。笔者在此与大家探讨一下铁路会计原始凭证方面的一些问题。
  关键词:铁路多元化 会计核算 原始凭证
  铁路会计系统作为国有资产的具体管理部门更应充分发挥好会计核算和会计监督这两个职能的作用。随着铁路政企分开改革的深入落实,铁路所有制多元化发展的趋势和电子商务在铁路系统的逐步应用,铁路会计的原始凭证遇到复杂化、多样化等问题,如何在铁路会计工作中做好会计原始凭证规范化问题成为目前铁路会计核算的一个重要课题。
  1 会计应提供合法、真实、准确、完整的会计信息的要求
  1.1 审核原始凭证的票据真实性
  原始凭证是在经济活动发生过程中取得并填制的,用以证明或记录经济业务发生或完成情况的文字凭据。原始凭证的真实性是指原始凭证的业务内容真实和原始凭证的票据真实。审核原始凭证是铁路会计核算基础性、经常性工作,不仅是维护铁路财经制度和财经纪律的重要保证,也是维护国家税收、稳定铁路多经收入的需要,更是确保铁路企业内清正廉洁的重要环节,意义重大。
  原始凭证按照来源不同可以分为外来和自制两种,自制原始凭证是指本单位业务部门和人员填制的仅供本单位内部使用的原始凭证。对原始票据审核的第一步就是审核原始票据本身的真实性、合法性。真实性、合法性审核,需要注意的有以下几点:绝对禁止使用一般的收据(个别部门核发的统一收据除外);第二要掌握区分发票的真假。机打的发票多存在于电子商务类和指定物品采购单位,一般情况下都是真实的。手写发票主要通过看票面的内容,如先看发票监制章,字体为正楷,字迹清晰,颜色纯正。如果没有监制章或监制章的字迹模糊、颜色不纯正的一般都是假票。再看发票的纸质,可与标准的票据对比,如果纸张厚薄度不均、颜色太浓或太淡、纸质粗糙的就是假票。最后看发票的底纹、水印和防伪标志。具体方法是用验钞机的紫外线灯照一下,看发票上有没有水印的防伪标志。没有水印的肯定是假票据。
  1.2 审核原始凭证记载的业务内容真实性
  铁路多经系统涉及的业务种类比较全面,财务人员需要在了解各项业务基础上识别出业务内容的真实性。结合铁路工业系统和多经系统的业务知识,总结出识别业务内容真假的方法是“两查”。一是查多联式票据反面是否复写,是否是报销联,防止头大尾小的票据。如果票据没有用复写纸复写,而是用钢笔填写的,就有可能是鸳鸯票,也就是存根联与报销联内容金额不同;二是检查审核票据与所附的附件内容是否一致,如有漏洞或出入即为假票据。
  1.3 审核原始凭证的时效性
  原始凭证的时效性是指原始凭证所具有的时间要求。每一笔经济业务发生或完成后,取得的原始凭证就必须及时送达财会部门办理报账手续。在实际工作中,经常出现过时的原始凭证,影响了会计信息质量,时间过长无法查清责任。审核原始票据的时效性可以从以下两个方面进行审核:
  ①严格审核票据所载经济业务的时效。
  如欠条的法定年限是两年,所以要求财务人员接手欠条后要及时入账,对于两年内没有收回的库存,两年后其欠条就失去效力不能入账。
  ②审核票据的印制时间和有效时间。
  各地的财政票据和税务票据每隔一段时间就要更换不同的版本,新票据出来后,旧版票据就自动失效。所以要审核票据的印制时间和有效时间,仔细辨别是否有过期作废的发票,防止有人钻空子又拿来使用。比如说长春地区的定额发票已在右下脚注明在XX年底前使用,而且定额发票左边的发票号码的数字应与右边也就是兑奖联下方的位置模样相同,只不过右边的阿拉伯数字比左边数字小一点,还有刮开定额发票右边的密码,假的发票密码是相同的,真发票即使是连号的密码也不相同。
  2 审核原始凭证的技术性
  对原始凭证应具有的内容、逻辑关系和附件等诸多要素所构成的技术性要求称为原始凭证的技术性。审核原始票证的技术性方法是:
  2.1 票据的行业性质与发票类型要对应正确
  有时销售方本身没有发票而是在别处讨借的发票。比如维修费等工业发票开的却是商业销售发票、住宿费等服务行业应使用地税发票开的却是国税发票等,这些都是不合法的。
  2.2 审核票据凭证填制的内容
  原始凭证的内容包括开票日期、客户单位名称、经济业务的内容、单位、数量、单价、金额大小写等必须齐全。不能漏填或重填,有的只写名称、金额,不写数量或者只写大概念,不写具体商品名称,就很可能是故意隐瞒不能报销的内容。如购买文件夹、计算器等文具时,不写品名、单价、数量等,只填写办公用品或文具。还有只填写金额无任何内容,必定是不可报销的内容在里面。
  2.3 审核开出凭证单位的公章或开票人印章、签字是否齐全正确,是否符合计划预算和成本费用开支范围
  如果原始凭证上的印章模糊或不清晰的;或不按规定使用专用印章而乱盖其他行政印章、合同印章的或者不盖印章的,可能是虚构的业务绝对不能作为报销的原始凭证。作为原始凭证的发票背面要有经办人、验收人和业务主管签字,同时写明经济业务用途。报销单要由报销人、财务主管和单位领导签字。购买实物的发票若没有注明实物明细时,必须附有与发票金额相符的明细表,同时应有验收证明。办理诸如设备大修、投资和工程结算必须有项目竣工验收纪要、设备维修验收交接单、施工决算等与大修决算相关的资料,土建工程大修和投资还要有审计报告和审计意见作为附件。经过审核后,对于真实、合理、合法,但是内容填写不全、手续不完备和计算差错等技术性错误,应将原始凭证退还原经办的部门或人员,并由其负责补办手续;对于不合法、用假票据违反财经法规制度的、涂改或伪造等弄虚作假严重违法的原始凭证,以及超计划预算或者超过成本费用开支范围的各项支出,会计人员有权拒绝受理。
  3 电子发票在当前铁路财务领域的应用
  随着铁路客货运系统电子商务的逐步应用,铁路多经物流企业的电子商务化发展,铁路多经财务已经开始了电子发票的时代。由于电子发票具有速度快、准确度高、处理简单等优点,所以是铁路多经财务系统未来的发展趋势。由于沈阳局铁路多经物流单位规模大小不同,发展阶段不同,有的已经具有了稳定的供应链和客户群,有的还刚刚起步,因此对于不同的单位应采用不同的电子发票流程和系统方案。现就笔者目前所在的单位规模和业务性质对发票的电子流程作以下设想:
  ①应设计一个专门的系统将本单位业务范围所辖各个车间(分点)所要提供的传统原始凭证进行扫描,完成发票的电子化存储。或者将发票内容转化为PDF格式的电子发票或仅转化成一串数据代码,再将代码传递给财务部门作为合法的电子发票。
  ②各车间(分点)可以将各种含有发票信息的文件(如写明金额、数量、供应商和客户名字的电子邮件)转化为发票。
  4 结束语
  原始凭证是会计核算和会计监督功能实现的最重要的基础工作,由于记账凭证记载的是会计信息,因此由原始凭证到记账凭证是经济信息转换成会计信息的过程,是一种质的飞跃,只有适应原始凭证电子化、多样化的新形势,才能够使财务人员从繁重的手工方式解放出来,才能够提高会计水平,真正实现会计的核算和监督功能。
  参考文献:
  [1]齐晓晶.企业会计核算所需注意的问题探讨[J].中国外资.2011年.第15期.
  [2]孟静.浅谈铁路会计核算有关问题[J].现代经济信息.2011年第22期.
  [3]郭蕾.电子发票的发展分析[J].财务与会计.2012年第6期.
  作者简介:
  刘晓芬(1970-),女,吉林省吉林市人,中级会计师。


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