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ERP环境下企业会计业务流程重组研究

一、ERP环境下会计业务流程重组(CBPR)的必要性
  将ERP模式应用于会计业务流程重组中,不仅仅是引入一套具有现代化特性的管理软件,使企业的各种经营管理活动朝着自动化的方向而发展,更重要的是将企业传统的经营方式进行根本性的变革,促使企业能够在管理上更趋科学化、规范化以及合理化,从而在很大程度上提高了企业的经营效益。企业会计业务流程在ERP流程环境下其效益得到了较大程度的提高,一方面主要是源于ERP软件自身所具有的性能;另一方面企业所取得的各种经营效益主要源于会计业务流程重组。
  (一)市场竞争力不断增强要求企业会计业务流程重组 随着信息技术的不断介入以及发展,企业之间所存在的各种壁垒会被逐渐地摧毁,因此,企业清楚地意识到若要取得快速的发展,要加强合作,企业的范围也在不断地扩大,这为会计信息系统的扩展提供了很大的可能性。对于传统的会计信息系统而言,将会计核算的空间界定在单个企业范围之内,虽然有利于正确地反映一个经济实体所拥有的财产以及承担的债务、计算其实际经营收益或是损益,但却不能满足会计管理、控制职能的需要,在很大程度上造成了企业与外部企业以及顾客相分离,实质上这就造成了企业拥有信息不全面、不具体,仅仅是被动地接受其与外部企业以及客户之间已经发生的各项业务数据,然后根据这些已经存储的历史数据来对企业的各种经济活动进行规划、预测以及决策等。对于ERP而言,其核心内容就是对企业经营活动供应链的科学管理,将企业以及与之相关的供应商、客户以及分销网络等方面的内容全部纳入至同一个功能网络之中。当前时期下,企业的竞争不仅仅是单一的企业与企业之间的竞争,而是多个企业在这样的一个功能网络之中的竞争。因此,只有这个功能网络能够正常的运营,才能确保每个企业的效益能够不断地提高。
  (二)企业会计目标的变化要求会计业务流程重组 企业会计目标随着企业发展而不断变化,与企业的发展目标相适应。根据系统论以及信息论的有关观点可以得知,会计实质上是一个综合性的人造信息系统。作为一个人造信息系统,企业会计在具体实施过程之中就应该有一个规划和目标,这样就能够为企业的整体目标所服务。因此,企业的财务会计目标可以认为是企业财务会计系统运行过程之中所期望达到的目的或是发展的高级境界,内容受到了人们的普遍关注。当前,社会的经济环境以及物质环境十分复杂且多变,人们对于现代企业会计的看法也是多种多样。那么,这就导致了人们对他们所期望达到的目标或是境界的要求有很大的不同;而在企业会计实践之中,为了达到不同的目标或是境界,必须设计出相应的会计业务流程来进行实现。若在企业发展的某一个特定的时期,会计行为能够在很大程度上对人们的期望以及要求进行满足,那么企业的会计事务就会达到昌盛;否则,会计会受挫,还可能会使信息使用者寻求其他的信息途径。
  二、ERP环境下企业会计业务流程重组原则
  (一)组织优化原则 结合CBPR的有关观点以及信息技术的介入,以作业流程为核心、打破金字塔状的组织结构、对会计部门内“等级制度”进行改革,构建具有二维特性的组织结构,这里的二维指的就是职能维和流程维。具体而言,主要体现在:(1)会计组织主要以会计业务流程为主要内容,监理与会计业务流程相适应的会计流程小组,使得会计业务流程以小组的形式满足企业所制定的会计目标;与此同时,还围绕了企业会计业务流程,将具有一定逻辑意义的企业会计活动进行串联,经过流程小组的处理,使得会计业务流程能够按照一定的秩序进行下去。(2)企业的各个会计业务流程小组均属于会计服务中心,从而在纵向上确保了本组织内所进行的一切核算与管理方面的系统性特征。
  (二)保证企业客户利益最大化原则 一般而言,可以将会计信息视为会计业务流程的产品,那么,在实际过程中,企业的会计业务流程重组要坚持以客户为中心,以“确保客户利益最大化”为主要宗旨。那么,这就要尽可能快地为使用者提供满意的企业会计信息。对于企业而言,会计信息的使用者主要包括:企业参股的各大股东、债权人、企业内部控制的管理者、职工以及当地政府等。企业一旦上市,就会有越来越多的投资者对企业的会计信息进行关注。会计业务流程重组的目的就是能满足各方面客户的需要,以最大化的满足客户的权益为努力的方向,为客户提供更及时、更相关的会计信息。同样,客户获得最大程度的满意度后会对企业增加信心,从而增加对企业的投入,这也为企业的筹资活动提供了帮助,为企业的持续发展提供了前提,从而形成一种良性循环。
  三、ERP环境下企业会计业务流程重组实施
  (一)相关会计业务流程重组实施 本文选取了某机械制造公司为例,对其会计业务流程重组进行了研究。笔者根据调查发现,该公司的原材料的数据较多,管理比较混乱且库存不明晰,开始着重将公司的物料进行编码以及对大量的数据进行录入,这就为本公司的生产模块在数据采集方面做了充分的准备工作,公司的ERP实施人员在对原料进行实际的库存过程之中,对每一个实物进行逐一地核对,最后总结出一套较为完整的基础资料的编码规则。经过一段时间实施ERP之后,本公司所运作的单据均在第一时间从ERP系统之中被打印出来然后传输至各个客户进行预处理,这些单据的形式各异,有销售订单、收料单、生产发料单、采购单以及生产换退补单等,从而确保了数据的准确性和及时性。那么,这就使得本公司的会计业务流程相对于传统的业务流程有了很大的改进与提高。在对ERP系统进行实施之后,公司采购部门的各位工作人员所提出的请购要求进行汇总,然后制定出物品采购计划;紧接着应该寻找与所需产品相应的供应商,同其签订采购合同;待上述合同签订完毕之后,如期对供应商所发出的货物以及发票进行接收;由公司的采购人员按照一定的采购程序对所需物品进行采购。图1反映了ERP环境下公司采购管理的业务流程图。
  (二)组织机构重组设计 由于财务部门原是按专业职能划分部门的,根据面向流程的组织结构设计方法,以业务流程为中心,并围绕业务流程来设计职能服务中心的原则来重新设计该公司会计部门的组织结构。如图2所示。由图2可以明显地看出,公司经过重组之后的会计部门的组织结构更为简洁,在很大程度上精简了公司会计的工作人员,提高了公司会计工作的效率与质量。由图2可知,在财务主管下面包含了四个部分,即数据录入小组、数据审核小组、系统小组以及财务小组。对于每一个小组而言,其会计职能与分工也有所差别,具体表现在:(1)数据录入小组:企业会计业务流程重组之后,以往按照职能为标准来对具体的工作岗位进行划分的组织结构模式已经不再适合实际的发展,则需要应该对划分方式进行创新。目前,具体的会计岗位划分方式主要可以归纳为:企业会计主管部门需要配置一到两名数据信息录入人员来对公司的一些原始数据进行录入即可,对于其他有关数据的录入工作只需直接放在各业务部门中,由业务部门的人员审核并录入一定编码的业务事件数据,存放于共享数据库中。(2)数据审核小组的权限数据审核小组主要负责会计数据真实性的审核工作。(3)系统小组的权限。系统小组主要负责会计信息系统的开发与维护,部门内职员熟练软件开发知识,并具备一定的财务和管理知识。(4)财务小组的权限。财务主管负责保证会计确认与计量的正确性,制定财务制度并监督其实施,搞好内部控制,搞好会计业务与其他业务之间的协同。由于新的会计流程已经不再分项专门核算,所以也不需要按此设置专门岗位,只设置财务小组即可。财务小组负责税收申报、银企往来、会计报表。
  随着现代企业会计制度地不断发展与变革,会计业务流程重组成为了企业不断追求利润的重要力量之源。就目前的发展来看,企业会计业务流程重组尤其是在ERP环境下的重组,已经成为企业和谐、健康发展的关键因素。因此,企业会计若要提高工作效率和质量以及更好地为企业的长期发展服务,那么企业就必须对会计业务流程重组加以重视。
  参考文献:
  [1]辛毅:《浅谈在ERP 环境下的会计业务流程重组》,《北方经贸》2004 年第1期。
  [2]韩冬梅、邓金花:《ERP 环境下会计业务流程优化》,《现代商贸工业》2008年第3期。
  [3]鲁文丽:《基于ERP 环境下会计业务流程重组的探讨》,《现代商贸工业》2008第8期。
  [4]袁树民:《业务流程重建与现代会计模型研究》,《上海会计》1998年第3期。



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